Dosen Administrasi Niaga Polbeng Luncurkan Aplikasi Kearsipan Digital ARSIVA

Foto: Dosen Administrasi Niaga Polbeng Luncurkan ARSIVA, Inovasi Aplikasi Kearsipan Digital untuk Mahasiswa Bisnis Digital

BENGKALIS, RANAHRIAU.COM - Upaya meningkatkan kompetensi mahasiswa di era transformasi digital terus dilakukan Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bengkalis. Melalui program Pengabdian kepada Masyarakat (PkM), tim dosen berhasil mengembangkan media pembelajaran inovatif berupa aplikasi kearsipan digital bernama ARSIVA untuk Program Studi Bisnis Digital.

Kegiatan yang bertujuan mengoptimalkan Laboratorium Sistem Kearsipan dan meningkatkan capaian pembelajaran Mata Kuliah Manajemen Kearsipan ini diketuai oleh Program Study Bisnis Digital, Supriati, S.ST.,M.Si
bersama anggota Teguh Widodo dan Fitri Khairani.

Jawab Tantangan Kearsipan Digital

Ketua tim, Supriati, S.ST.,M.Si, menjelaskan latar belakang kegiatan ini berawal dari belum optimalnya pemenuhan capaian pembelajaran pada mata kuliah Manajemen Kearsipan. Di sisi lain, kebutuhan dunia kerja dan karakteristik Prodi baru Bisnis Digital menuntut pengelolaan arsip yang sudah sepenuhnya bertransformasi ke media digital.

"Mitra kami, yakni Prodi Bisnis Digital Jurusan Administrasi Niaga, masih menghadapi keterbatasan keahlian dan kompetensi di bidang kearsipan digital serta keterbatasan media pembelajaran yang relevan," ujar Supriati.

Untuk menjawab hal tersebut, tim melakukan serangkaian tahapan sistematis, mulai dari identifikasi kebutuhan mitra, perancangan aplikasi, sosialisasi kepada mahasiswa, hingga evaluasi keberlanjutan. Mitra dilibatkan secara aktif dalam seluruh tahapan, termasuk uji coba dan pemberian umpan balik sistem.

Tahap awal, diawali dengan Focus Group Discussion (FGD) bersama Koordinator Program Studi Bisnis Digital dan Ketua Jurusan Administrasi Niaga untuk menganalisis kebutuhan secara mendalam dan menyesuaikannya dengan kurikulum Prodi Bisnis Digital.

Fitur Lengkap dan Berbasis Teknologi Modern

Hasil dari analisis tersebut diwujudkan dalam aplikasi ARSIVA yang dirancang dengan fitur yang komprehensif, meliputi manajemen pengguna, manajemen bidang, sub bidang, jenis arsip, surat masuk, surat keluar, disposisi, arsip dokumen, dan buku ekspedisi.

Pengembangan aplikasi ARSIVA dilakukan secara profesional dengan memanfaatkan framework CodeIgniter 4 berbasis PHP yang menerapkan konsep Model-View-Controller (MVC) Framework ini digunakan untuk membangun sistem yang terstruktur, mulai dari pengelolaan basis data arsip, pengaturan proses pengolahan data, hingga penyajian antarmuka pengguna yang modern dan mudah digunakan.

Aplikasi ini telah melalui tahap uji coba pada 17 September 2026, dan secara resmi diluncurkan pada 4 November 2026 di hadapan mitra dan pengguna. Peluncuran bertempat di Laboratorium Sistem Kearsipan dan Ekspor Impor Jurusan Administrasi Niaga dan dibuka langsung oleh Koordinator Program Studi Bisnis Digital, Rini Arvika Sari.

Selanjutnya, kegiatan dilanjutkan dengan sosialisasi dan pelatihan penggunaan aplikasi ARSIVA kepada mahasiswa pada 4 - 5 November 2026.

Pembelajaran Lebih Interaktif dan Aplikatif

Dengan adanya ARSIVA, mahasiswa tidak hanya memperoleh pemahaman teoritis mengenai konsep dan prosedur kearsipan, tetapi juga dapat mempraktikkan secara langsung tahapan pengelolaan arsip secara digital, mulai dari pencatatan, pengelompokan, penyimpanan, penelusuran, hingga penemuan kembali arsip.

"Melalui penggunaan aplikasi ini, mahasiswa dapat memperoleh pengalaman belajar yang lebih interaktif, praktis, aplikatif, dan sesuai dengan perkembangan teknologi. Ini menjembatani kesenjangan antara teori dan kebutuhan kompetensi praktis di dunia kerja berbasis digital," tambah Supriati.

Keberhasilan pengembangan ARSIVA mutlak menjawab tujuan utama proyek, yaitu mengatasi keterbatasan media pembelajaran digital untuk Manajemen Kearsipan. Selain menghasilkan media pembelajaran, kegiatan ini juga berkontribusi terhadap peningkatan kesiapan mahasiswa dalam menghadapi perkembangan teknologi informasi di bidang administrasi perkantoran dan pengelolaan arsip elektronik.

Secara keseluruhan, pengembangan ARSIVA merupakan langkah awal dalam mendukung transformasi pembelajaran Manajemen Kearsipan menuju pembelajaran berbasis digital. 

Kedepan, aplikasi ini masih memiliki peluang untuk dikembangkan lebih lanjut, baik dari aspek kelengkapan fitur, kemudahan penggunaan, keamanan data, maupun integrasi dengan kebutuhan pembelajaran lainnya agar dapat dimanfaatkan secara optimal oleh mahasiswa Program Studi Bisnis Digital, Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bengkalis.